¿QUE MEDIR?
En una organización debe plantearse la necesidad de definir indicadores dando respuesta a las siguientes preguntas:
¿Qué debemos medir?
¿Dónde es conveniente medir?
¿Cuándo hay que medir? ¿En que momento o con que frecuencia?
¿Quién debe medir?
¿Cómo se debe medir?
¿Cómo se van ha difundir los resultados?
¿Quién y con que frecuencia se va a revisar y/o auditar el sistema de obtención de datos?
¿Qué debemos medir?
¿Dónde es conveniente medir?
¿Cuándo hay que medir? ¿En que momento o con que frecuencia?
¿Quién debe medir?
¿Cómo se debe medir?
¿Cómo se van ha difundir los resultados?
¿Quién y con que frecuencia se va a revisar y/o auditar el sistema de obtención de datos?
¿QUÉ MEDIR?
Es evidente que respondiendo a esta pregunta, las demás se contestan cuasi solas. También es evidente que estamos rodeados de infinidad de métodos y formas, mas o menos ortodoxas para abordar esta cuestión. Pero una vez mas una organización debe elegir entre los métodos estructurados y un tanto complejos que propugnan las diferentes escuelas, llámense cuadros de mando integral, paneles de mando, etc o recurrir a ese sentido común que tan poco se utiliza.
Se entiende que se debe medir todo lo relacionado con el mercado, con los clientes, la tecnología y su gestión interna; formación, crecimiento, estrategia, gestión económica, comportamiento financiero, etc.
Pero tomando en cuenta que se ha apostado por una gestión de procesos o por procesos. Es mas que evidente que todos los factores de gestión implicados en una empresa u organización estarán administrados por sus correspondientes procesos. Si esto no es así es que hemos detectado una debilidad y por lo tanto una oportunidad de mejora.
Se deben identificar todos los indicadores y relacionarlos con los procesos de gestión. Cualquier discrepancia deberá ser resuelta, en el sentido de desarrollar y/o sistematizar nuevos indicadores, nuevos procesos y/o dar de baja lo innecesario. Posteriormente identificar y/o implantar esos indicadores de gestión que son o serán los principales artífices del pilotaje de los procesos.
Una vez definidos los diferentes tipos indicadores, se recomienda no mas de cinco indicadores por cada proceso. Entre estos deberá de existir por lo menos un indicador de gestión, donde la primera labor a realizar con los citados indicadores consiste en:
- Concretar los objetivos de los indicadores de modo que estos sean coherentes con los Objetivos Estratégicos.
- Establecer la periodicidad de su medición para garantizar la efectividad del enfoque y que el despliegue se esta llevando a cabo.
- En aquellos que proceda establecer comparaciones y relacionarlos con actividades de benchmarking y/o actividades de aprendizaje y/o actividades de reingeniería.
- Guardar por lo menos los datos de los cinco últimos años para poder evidenciar las tendencias de los mismos.
- Establecer un panel de indicadores estratégicos y establecer prioridades. Es mas que evidente que si estamos hablando de procesos, tenemos o tendremos que identificar los procesos claves. El panel de indicadores tendrá exclusivamente los indicadores significativos de estos procesos. Es decir tendrán que ser pocos y dar una visión global y operativa de la gestión empresarial.
- Este panel de indicadores será utilizado en todas aquellas reuniones operativas que se consideren oportunas con el objetivo de establecer y planificar mejoras con sus correspondientes ciclos PDCA (Planer, Hacer, Verficar y Actuar por sus siglas en inglés). El resto de indicadores serán utilizados por los miembros de los equipos a un segundo nivel.
Indicadores de gestión
- No se puede mejorar lo que no se controla.
- No se puede controlar lo que no se mide.
- No se puede medir lo que no de define.
Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede mejorar. Los indicadores pueden ser:
Indicadores de cumplimiento: teniendo en cuenta que cumplir tiene que ver con la conclusión de una tarea. Los indicadores de cumplimiento están relacionados con los ratios que nos indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: cumplimiento del programa de pedidos, cumplimiento del cuello de botella, etc.
Indicadores de evaluación: Teniendo en cuenta que evaluación tiene que ver con el rendimiento que obtenemos de una tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de evaluación están relacionados con los ratios y/o los metodos que nos ayudan a identificar nuestras fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Ejemplo: evaluación del proceso de Gestión de pedidos siguiendo las directrices del modelo Reder de EFQM.
Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con optimización de los recursos para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo gasto de tiempo y dinero. Los indicadores de eficiencia están relacionados con los ratios que nos indican el tiempo invertido en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo fabricación de un producto, Periodo de maduración de un producto, ratio de piezas / hora, rotación del material, etc.
Indicadores de eficacia: Teniendo en cuenta que eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito, cumplir el objetivo finalmente. Los indicadores de eficacia están relacionados con los ratios que nos indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.
Indicadores de gestión: teniendo en cuenta que gestión tiene que ver con administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestión están relacionados con los ratios que nos permiten administrar realmente un proceso. Ejemplo: administración y/o gestión de los "buffer" de fabricación y de los cuellos de botella (Teoría de las limitaciones TOC).
Como Construir Indicadores de Gestión
La medición es requisito de la gestión. Lo que no se mide no se puede gestionar y, por lo tanto, no se puede mejorar. Esto es aplicable a cualquier organización, incluidas las instituciones públicas, ayuntamientos, organismos… administraciones en general.
Un indicador es una magnitud asociada a una característica (del resultado, del proceso, de las actividades, de la estructura, etc.) que permite a través de su medición en periodos sucesivos y por comparación con el estándar establecido, evaluar periódicamente dicha característica y verificar el cumplimiento de los objetivos (estándares) establecidos.
Según la naturaleza del objeto a medir, se pueden distinguir los siguientes tipos de indicadores:
Indicadores de resultados
Un indicador es una magnitud asociada a una característica (del resultado, del proceso, de las actividades, de la estructura, etc.) que permite a través de su medición en periodos sucesivos y por comparación con el estándar establecido, evaluar periódicamente dicha característica y verificar el cumplimiento de los objetivos (estándares) establecidos.
Según la naturaleza del objeto a medir, se pueden distinguir los siguientes tipos de indicadores:
Indicadores de resultados
Miden directamente el grado de eficacia o el impacto sobre la población. Son los más relacionados con las finalidades y las misiones de las políticas públicas.
Otros nombres con que se conocen los indicadores de resultados son:
- Indicadores de Objetivos.
- Indicadores de Impacto.
- Indicadores de Efectividad.
- Indicadores de Satisfacción.
Ejemplos de indicadores de resultados son:
- Número de asistentes a exposiciones en función del número de habitantes.
- Porcentaje de casos resueltos al mes.
- Grado de cobertura vacunal de los escolares.
- Grado de satisfacción de los resultados de los ciudadanos con un servicio determinado.
Indicadores de proceso
Valoran aspectos relacionados con las actividades. Están directamente relacionados con el enfoque denominado Gestión por Procesos. Hacen referencia a mediciones sobre la eficacia del proceso. Habitualmente relacionan medidas sobre tiempos de ciclo, porcentaje de errores o índice de colas.
Ejemplos de indicadores de proceso pueden ser:
Ejemplos de indicadores de proceso pueden ser:
- Tiempo de resolución de expediente.
- Tiempo de espera en cola.
- Porcentaje de solicitudes de licencias de apertura sujetas a calificación ambiental.
- Lista de espera en días.
- Indicador de colas de expedientes.
Indicadores de estructura
Miden aspectos relacionados con el coste y la utilización de recursos.
En general miden la disponibilidad o consumo de recursos. Ejemplo de indicadores de estructura pueden ser:
En general miden la disponibilidad o consumo de recursos. Ejemplo de indicadores de estructura pueden ser:
- Número de empleados.
- Número de empleados por habitante.
- Horas de atención semanales.
- Gasto mensual.
- Coste de material fungible anual.
- Gasto de inversiones anual.
- Coste medio por empleado.
Aprenda a crear Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son una manera de representar visualmente el flujo de datos a travéz de sistemas de tratamiento de información. Los diagramas de flujo describen que operaciónes y en que secuencia se requieren para solucionar un problema dado.
Un diagrama de flujo u organigrama es una representación diagramática que ilustra la secuencia de las operaciones que se realizarán para conseguir la solución de un problema. Los diagramas de flujo se dibujan generalmente antes de comenzar a programar el código frente a la computadora. Los diagramas de flujo facilitan la comunicación entre los programadores y la gente del negocio. Estos diagramas de flujo desempeñan un papel vital en la programación de un problema y facilitan la comprensión de problemas complicados y sobre todo muy largos. Una vez que se dibuja el diagrama de flujo, llega a ser fácil escribír el programa en cualquier idioma de alto nivel. Vemos a menudo cómo los diagramas de flujo nos dan ventaja al momento de explicar el programa a otros. Por lo tanto, está correcto decir que un diagrama de flujo es una necesidad para la documentación mejor de un programa complejo.
Reglas para dibujar un diagrama de flujo.
Los Diagramas de flujo se dibujan generalmente usando algunos símbolos estándares; sin embargo, algunos símbolos especiales pueden también ser desarrollados cuando séan requeridos. Algunos símbolos estándares, que se requieren con frecuencia para diagramar programas de computadora se muestran a continuación:
Observación: Para obtener la correcta elaboración de los símbolos, existen plantillas. Las puedes conseguir en Papelerías.
Simbolos gráficos
Dentro de los simbolos fundamentales para la creaación de diagramas de flujo, los símbolos gráficos son utilizádos especificamente para para operaciónes aritméticas y relaciónes condicionales. La siguiente es una lista de los símbolos más comunmente utilizados:
Reglas para la creacion de Diagramas
1. Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda a derecha.
2. Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la dirección que fluye la información procesos, se deben de utilizar solamente líneas de flujo horizontal o verticales (nunca diagonales).
3. Se debe evitar el cruce de líneas, para lo cual se quisiera separar el flujo del diagrama a un sitio distinto, se pudiera realizar utilizando los conectores. Se debe tener en cuenta que solo se vana utilizar conectores cuando sea estrictamente necesario.
4. No deben quedar líneas de flujo sin conectar
5. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.
6. Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada, a excepción del símbolo final.
7. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener mas de una línea de flujo de salida.
Ejemplos de diagramas de flujo
Diagrama de flujo que encuentra la suma de los primeros 50 numeros naturales
Bueno, y ahora la descripción del diagrama anteriorSuma, es la variable a la que se le va agregando la valor de cada número natural. N, es el contador. Éste recorrerá lo números hasta llegar al 50.
• El primer bloque indica el inicio del Diagrama de flujo
• El segundo bloque, es un Símbolo de procesos 
En este bloque se asume que las variables suma y N han sido declaradas previamente y las inicializa en 0 para comenzar a el conteo y la suma de valores (Para declararlas existe el bloque Tarjeta perforada).• El tercer bloque, es también un Símbolo de procesos En éste paso se incrementa en 1 la variable N (N = N + 1). Por lo que, en la primera pasada esta N valdrá 1, ya que estaba inicializada en 0.
• El cuarto bloque es exactamente lo mismo que el anterior Pero en éste, ya se le agrega el valor de N a la variable que contendrá la suma (En el primer caso contendrá 1, ya que N = 1).
• El quinto bloque es uno Símbolo de Toma de decisiones y Ramificación Lo que hay dentro del bloque es una pregunta que se le hace a los valores que actualmente influyen en el proceso (Por decir algo, no se como decirlo, soy muy sope ) ¿Es N=50?, Obviamente la respuesta es no, ya que N todavía es 1. por lo que el flujo de nuestro programa se dirigirá hacía la parte en donde se observa la palabra no: Tercer Bloque, éste le sumará 1 (N=N+1) y vuelve a llegar a éste bloque, donde preguntará
¿Es N=50?... ¡No!, todavía es 2. Ha pues, regresa al Tercer bloque y vuelve hacer lo mismo. Y así hasta llegar a 50, obteniendo así la suma de los primeros 50 primeros números naturales.• Por último indicamos que el resultado será mostrado en la impresora
(Este lo puedes cambiarlo por el display para mostrar datos).• Fin del programa (o diagrama)
Bibliografía
• http://www.google.com/search?q=flowcharting
• http://www.google.com.mx/search?q=flowcharting+template
• http://www.mis-algoritmos.com/diagramas-flujo.html
• http://es.wikipedia.org/wiki/Diagramas_de_flujo
• http://www.nos.org/htm/basic2.htm
• http://www.tpub.com/neets/book22/93c.htm
• http://www.timelytemplates.com/f_computer/Tcomputer.htm
Relacionados
¿Qué es la productividad?
Se define como la relación entre producción final y factores productivos (tierra, capital y trabajo) utilizados en la producción de bienes y servicios.
De un modo general, la productividad se refiere a lo que genera el trabajo: la producción por cada trabajador, la producción por cada hora trabajada, o cualquier otro tipo de indicador de la producción en función del factor trabajo. Lo habitual es que la producción se calcule utilizando números índices (relacionados, por ejemplo, con la producción y las horas trabajadas), y ello permite averiguar la tasa en que varía la productividad.
De un modo general, la productividad se refiere a lo que genera el trabajo: la producción por cada trabajador, la producción por cada hora trabajada, o cualquier otro tipo de indicador de la producción en función del factor trabajo. Lo habitual es que la producción se calcule utilizando números índices (relacionados, por ejemplo, con la producción y las horas trabajadas), y ello permite averiguar la tasa en que varía la productividad.
¿Qué es producción?
Conjunto de operaciones que sirven para mejorar e incrementar la utilidad o el valor de los bienes.
Actividad mediante la cual determinados bienes se transforman en otros de mayor utilidad.
Se considera uno de los principales procesos económicos, medio por el cual el trabajo humano crea riqueza.
Actividad mediante la cual determinados bienes se transforman en otros de mayor utilidad.
Se considera uno de los principales procesos económicos, medio por el cual el trabajo humano crea riqueza.
Flujo del proyecto: Diseño y control de Inventarios
La logística y la visión de la cadena de abastecimiento se han convertido en herramientas competitivas y estratégicas de las compañías para diferenciarse en la mezcla de conceptos clave.
Las reglas están cambiando, los clientes se han decidido a disminuir el tamaño de las órdenes que se solicitan a los proveedores, por lo que el transporte se ha comprometido, y se han minimizado el tamaño de las entregas pero se han aumentado el número de las mismas, debido a que las compañías está transformando sus procesos gracias a la suma de las presiones externas y la competencia, además están disminuyendo sus niveles de inventario para evitar riesgos y liberar capital; en este sentido, están exigiendo un mayor compromiso a sus proveedores para integrarlos en el proceso de la cadena de abastecimiento, y están buscando conocer con más certeza las necesidades reales de su clientes. Las reglas están cambiando…
La Cadena de Abastecimiento refleja la necesidad de manejar eficientemente los tres flujos dentro del proceso: materiales, dinero y probablemente el más crítico, información, la cual constituye un elemento fundamental para asegurar la efectividad y desarrollo de la empresa.
Toda esta nueva presión dentro de las compañías resulta de una necesidad de minimizar los costos a lo largo de la cadena e incrementar los niveles de satisfacción del cliente bajo este contexto, la logística y la cadenea de abastecimiento constituyen un conjunto de instrumentos de soporte para la sustentabilidad del negocio.
Las reglas están cambiando, los clientes se han decidido a disminuir el tamaño de las órdenes que se solicitan a los proveedores, por lo que el transporte se ha comprometido, y se han minimizado el tamaño de las entregas pero se han aumentado el número de las mismas, debido a que las compañías está transformando sus procesos gracias a la suma de las presiones externas y la competencia, además están disminuyendo sus niveles de inventario para evitar riesgos y liberar capital; en este sentido, están exigiendo un mayor compromiso a sus proveedores para integrarlos en el proceso de la cadena de abastecimiento, y están buscando conocer con más certeza las necesidades reales de su clientes. Las reglas están cambiando…
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Toda esta nueva presión dentro de las compañías resulta de una necesidad de minimizar los costos a lo largo de la cadena e incrementar los niveles de satisfacción del cliente bajo este contexto, la logística y la cadenea de abastecimiento constituyen un conjunto de instrumentos de soporte para la sustentabilidad del negocio.
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